Gaceta Oficial Venezuela N° 42.987 de fecha 17 de octubre de 2024
Providencia del Servicio Autónomo de Registros y Notarias mediante la cual se implementa la aplicación de medios electrónicos y biométricos para la prestación del Servicio Público Registral y Notarial.
PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA MEDIANTE LA CUAL SE IMPLEMENTA LA APLICACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS Y BIOMÉTRICOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO REGISTRAL Y NOTARIAL
CAPÍTULO I: Disposiciones Generales
Artículo 1. Esta Providencia Administrativa tiene por objeto regular la implementación de medios electrónicos en los procesos llevados a cabo por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), a efectos de optimizar el servicio de registro y notaría de una forma segura, eficaz y eficiente, relativos a comparecencia y comprobación de la identidad de los y las otorgantes a través del análisis biométrico de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias, en el marco del manejo electrónico de los procesos registrales y notariales llevados por este Servicio.
Artículo 2. Los medios electrónicos a implementar por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) deberán cumplir con los principios, bases y lineamientos que rigen el uso de las tecnologías de información en el Poder Público, para mejorar la gestión pública y los servicios que se prestan a las personas.
Artículo 3. En la implementación de medios electrónicos relativos a la comprobación biométrica dactilar de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias privará el principio de igualdad, de tal manera que en ningún caso se entenderá como un modo de restricción o discriminación para las personas, por lo que, el acceso a la prestación de los servicios públicos, como a cualquier actuación del Poder Público, debe ser garantizado por cualquier medio existente, sin que las fallas o limitaciones de la solución electrónica sean un obstáculo para ello.
Artículo 4. El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) asegurará que los medios electrónicos relativos a la comprobación biométrica dactilar de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias a utilizar en ejercicio de sus funciones permitan la aplicación de la informática forense a objeto de identificar, analizar y presentar los datos objeto de tratamiento tecnológico.
Artículo 5. La solución electrónica a implementar por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), relativo a la comprobación biométrica dactilar de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias, deberá ser susceptible de interoperabilidad, prospectiva tecnológica y seguridad de la información, bajo los principios de confidencialidad, integridad, privacidad y disponibilidad de la información.
Artículo 6. Los medios electrónicos a implementar por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), relativos a la comprobación biométrica dactilar de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias, deberán comprender la protección del honor, vida privada, intimidad, propia imagen, confidencialidad y reputación de las personas. En consecuencia, están sujetos a las limitaciones que establezca la ley sobre la materia.
Artículo 7. En las actuaciones que involucren medios electrónicos relativos a la comprobación biométrica dactilar de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias se garantizará la integridad, confidencialidad, autenticidad, disponibilidad de la información y preservación de documentos y comunicaciones electrónicas, en cumplimiento de las normas y medidas que dicte el órgano con competencia en materia de seguridad de la información.
Artículo 8. El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) adoptará aquellas licencias que garanticen que los trabajos derivados se encuentren investidos con las mismas condiciones que la concesión original. Los sistemas, programas, aplicaciones y demás componentes informáticos que conformen el sistema de medios electrónicos relativos a la comprobación biométrica dactilar de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias serán propiedad de la República.
Artículo 9. El sistema de comprobación de biometría dactilar de los elementos de identificación de los usuarios y usuarias del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) podrá recaer sobre la determinación de distintos elementos de identificación, los cuales solo podrán ser usados por este servicio para sus procedimientos de consultas, sin que en ningún caso pueda disponer de la data que obtenga de los mismos para otros fines ni cederlos a terceros, dado que se reputan datos personales de acceso restringido por ser solo de interés del o la otorgante y del órgano que otorga fe pública, salvo aquellos datos que formen parte de los documentos sujetos a la publicidad registral o notarial.
CAPÍTULO II: De la Aplicación de Medios Electrónicos y de Biometría Dactilar en la Verificación de Identidad
Artículo 10. Sin perjuicio de la verificación de los elementos de identidad contenidos en la Cédula de Identidad y/o pasaporte que deben presentar los y las otorgantes de actos o negocios jurídicos en los registros principales, mercantiles, públicos y las notarías se implementará el examen biométrico de los dibujos de las crestas dactilares, acompañado del registro fotográfico y firma electrónica de los y las otorgantes, para así otorgar celeridad, seguridad y eficiencia a los procesos de validación de la identidad de los y las otorgantes y optimizar el proceso de consulta de la identidad por parte del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN).
Artículo 11. El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), previo al procedimiento del otorgamiento, realizará a través de dispositivos electrónicos de interoperabilidad el cotejo y comparación biométrica de las huellas dactilares de los y las otorgantes de actos y negocios jurídicos, contra la base de datos del sistema automatizado del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), como organismo competente en materia de identificación de las personas. Efectuada la comprobación biométrica, se realizará el registro fotográfico y firma electrónica de los y las otorgantes presentes para formalizar el otorgamiento de los actos.
Artículo 12. El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), para el cumplimiento de sus competencias, establecerá los acuerdos correspondientes con el Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), como organismo competente en materia de identificación de las personas; para lo cual se establecerán conjuntamente los procedimientos y mecanismos que garanticen la seguridad y protección en el uso de la base de datos de huellas dactilares del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME).
Artículo 13. Para el otorgamiento de los actos y negocios jurídicos, el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) hará uso de la base de datos del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), de manera en línea, sin que en ningún caso pueda conformar un archivo propio, quedando archivadas exclusivamente las trazas que individualicen el trámite, como la fecha y hora del mismo. Asimismo, la comunicación con la base de datos del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), por parte del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), será unidireccional, por lo que en ningún caso, este Servicio podrá modificar, corregir, incorporar o suprimir datos de la misma, ni de alguna manera interferir con los contenidos de la data del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), cuya conformación y contenido son de su exclusiva competencia.
Artículo 14. El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) no podrá ceder la base de datos referida anteriormente, bajo ningún título, ni permitir su uso por terceros, dado que dicha data es propiedad exclusiva y excluyente del Estado venezolano.
Artículo 15. La solución biométrica, en su función de comprobación del elemento de identificación constituido por las huellas dactilares de los y las otorgantes, es una herramienta para la verificación de la identidad. Por tanto, realizada la comprobación y arrojada la coincidencia del cotejo, el funcionario o funcionaria competente del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) continuará con la fase correspondiente a la certificación de la identidad y procederá al otorgamiento del acto o negocio jurídico solicitado por las partes, con base al proceso dispuesto en el artículo 11 de esta Providencia Administrativa.
Artículo 16. En caso que el o la otorgante resulte objetado con ocasión al proceso de cotejo mediante la solución biométrica por arrojar alguna discrepancia o error entre la huella dactilar de los otorgantes y la base de datos del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME), se iniciará de inmediato el proceso de remediación, para lo cual el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) dispondrá del personal calificado para tal fin. Una vez verificada satisfactoriamente la identidad del o la otorgante objetado, el funcionario o funcionaria competente procederá al otorgamiento del acto o negocio jurídico solicitado por las partes.
Artículo 17. En caso de persistir la objeción una vez agotado el proceso de remediación, el Registrador o Registradora, el Notario o la Notaria, realizará la revisión de los elementos contenidos en la cédula de identidad del o de la otorgante, luego de lo cual, de ser procedente, dará por validada la identidad y continuará con el procedimiento de otorgamiento del acto o negocio jurídico. En tal caso, el o la otorgante objetado deberá estampar su firma autógrafa y huellas dactilares, a través de medio húmedo, directamente sobre el documento; y, el Registrador o Registradora, el Notario o Notaria dejará constancia en la nota de otorgamiento, salvo que exista impedimento justificado.
Artículo 18. En caso que la validación de la identidad resulte improcedente, el Registrador o Registradora, el Notario o la Notaria emitirá inmediatamente un acto motivado especificando los elementos que justifiquen la negativa de inscripción del acto o negocio jurídico.
Artículo 19. Una vez emitido el acto motivado a que se hace referencia en el artículo anterior, se notificará al interesado o interesada, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, a los efectos de intentar el Recurso Administrativo o el Recurso Contencioso-Administrativo correspondiente.
CAPÍTULO III: De la Aplicación de Medios Electrónicos a la Manifestación de Voluntad de los Otorgantes a Través de la Firma de los Actos y Negocios Jurídicos Objeto de la Función Registral o Notarial
Artículo 20. En los actos y negocios jurídicos objeto del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), que impliquen la voluntad del o la otorgante y de su firma, se implementará el uso de medios electrónicos para la ejecución de la firma manuscrita digital, en los términos siguientes:
- La manifestación de voluntad mediante la firma manuscrita deberá realizarse en cumplimiento de las garantías de libertad contractual y seguridad jurídica, de manera presencial y con inmediatez ante el funcionario o funcionaria registral o notarial competente, quien dará fe de ello.
- La firma manuscrita como expresión tangible de la manifestación de voluntad implicará la ejecución de puño y letra del otorgante de los trazos de la firma sobre el medio electrónico, el cual capturará los signos distintivos y los estampará de manera inmediata sobre los documentos que contienen el acto o negocio jurídico objeto de registro o notaría.
- La captura y plasmación en el documento de los trazos de la firma por medio electrónico tendrá las mismas garantías de la materialización a través de medio húmedo (tinta), esto es: fidelidad y exactitud comprobable del trazo incorporado al documento por el otorgante, exclusividad de la firma para el acto o negocio jurídico para el cual se ejecuta e inmediatez respecto a su incorporación al acto objeto de registro o notaría.
- La exclusividad de la firma para testar la voluntad del negocio o acto jurídico que se otorga implica su fungibilidad, de tal manera que su plasmación en los documentos que contienen la naturaleza del negocio o acto jurídico agota su uso válido. A los efectos de la exclusividad de la captura, el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) solo archivará las trazas del trámite referidas a la fecha y hora del otorgamiento.
- En el documento contentivo del acto o negocio jurídico objeto de registro o notaría y en el acta registral, se especificará la condición con que actúa cada otorgante de la firma manuscrita digital, así como la localización de las trazas correspondientes a la fecha y hora del otorgamiento provistas por el medio electrónico.
Artículo 21. La suscripción del acto o negocio jurídico por parte de los o las otorgantes se realizará mediante la firma manuscrita incorporada a la nota de autenticación o de registro, a través del medio electrónico dispuesto por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), y excepcionalmente mediante medio húmedo (tinta).
CAPÍTULO IV: Disposiciones Transitorias
PRIMERA. La implementación de medios electrónicos de biometría dactilar se aplicará de manera progresiva, iniciando en las notarías públicas ubicadas en la región capital. Paulatinamente, se irán incorporando el resto de las oficinas notariales y registrales a nivel nacional.
Artículo 22. Esta Providencia Administrativa entrará en vigencia a partir de su publicación en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
