Gaceta Oficial No. 40.099 del 28 de enero de 2013
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS
FONDO DE PROTECCIÓN SOCIAL DE LOS DEPÓSITOS BANCARIOS
CARACAS, 14 DE MAYO DE 2012
201º y 153º
PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 139
El Presidente del Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios de conformidad con lo previsto en el artículo 107 del Decreto Nº 8.079 con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de Instituciones del Sector Bancario publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.627 de 02/03/2011, en ejercicio de las atribuciones que le confiere el artículo 113 numeral 3 del citado Decreto Ley, dicta el siguiente:
Reglamento de Firmas del Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios
Ámbito de Aplicación
Artículo 1
El presente Reglamento establece el régimen de firmas aplicable en el Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios, y regula los siguientes aspectos:
a) Representación Legal y Judicial de la Institución.
b) Sistema de Aprobaciones, Autorizaciones de Desembolsos y Otras Transacciones.
c) Régimen de Movilización de los Recursos.
d) Correspondencia Interna.
e) Correspondencia Externa.
f) Movilización de Bienes.
g) Disposiciones Finales.
Sección Primera
Representación Legal y Judicial de la Institución
Artículo 2
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 113, numeral 1 del Decreto Nº 8.079 con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de Instituciones del Sector Bancario la representación legal del Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios corresponde al Presiente o Presidenta del Instituto salvo para aquellos asuntos estrictamente judiciales, para los cuales nombrará el/los representante(s) judicial(es) o apoderados judiciales que estime necesarios.
Artículo 3
El Presidente o Presidenta en su condición de representante legal del Instituto le compete suscribir las Providencias. Circulares, Actas Documentos y cualquier otra correspondencia que obliguen legalmente a la Institución sin límite alguno, sin perjuicio de lo dispuesto en la parte relativa a las firmas autorizadas para la correspondencia externa en este mismo Reglamento, de las delegaciones que realice en otros/otras funcionarios(as), mediante Providencia publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela y de aquellos documentos que están facultados para firmar los apoderados debidamente constituidos en los límites del poder otorgado.
Parágrafo Primero:
El/la Presidente o Presidenta podrá firmar los actos y documentos comprendidos en la delegación, cuando lo considere oportuno, sin que ello implique revocación o modificación de los mismos.
Parágrafo Segundo:
La delegación de firmas podrá ser revocada o modificada, total o parcialmente en cualquier momento por el/la Presidente o Presidenta mediante Providencia que habrá de publicarse en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Parágrafo Tercero:
En caso que el/la Vicepresidente o Vicepresidenta por ausencia temporal del(a) Presidente o Presidenta esté ejerciendo las funciones de este(a) último(a) tendrá las mismas facultades que el presente Reglamento otorga al(a) Presidente o Presidenta de la Institución.
Artículo 4
El/la Presidente o Presidenta, adicionalmente podrá firmar o delegar la suscripción de los siguientes documentos:
a) Los pronunciamientos que se emitan sobre la aplicación de normas legales o reglamentarias que sean de obligatoria observancia y aplicación por parte de la Institución.
b) Los acuerdos y resoluciones que contengan normas y procedimientos internos sobre la administración financiera, organización estructural y funcional de la Institución.
c) Los convenios administrativos o técnicos que celebre el Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios con Empresas públicas o privadas.
d) Los escritos para la iniciación de acciones legales o administrativas.
e) Los oficios y comunicaciones de respuesta a requerimiento de información.
f) Las certificaciones y copias certificadas de los documentos bajo custodia del archivo general de la Institución. g) Las comunicaciones con las cuales se solicite documentos necesarios para la preparación de dictámenes, informes, contratos y otros documentos.
h) Comunicaciones de mero trámite administrativo.
i) Otras comunicaciones relacionadas con el Instituto.
Artículo 5
Corresponde a la Consultoría Jurídica llevar el Libro de Control de Providencias del(a) Presidente o Presidenta, asignando el número correlativo de acuerdo con la fecha de su firma. En tal sentido, las Unidades deberán remitir a la Consultoría Jurídica las Providencias elaboradas por estas, una vez suscritas por el/la Presidente o Presidenta del Instituto, para su inscripción en el referido libro y tramitar su publicación en la Gaceta Oficial, de ser el caso.
Sección Segunda
Sistemas de Aprobaciones, Autorizaciones de Desembolsos y Otras Transacciones
Artículo 6
Corresponde al(a) Presidente o Presidenta aprobar la ejecución de los desembolsos y otras transacciones; de acuerdo al marco legal que las regule, a título enunciativo, se mencionan:
a) Pago de depósitos garantizados.
b) Suscripción, reposición y aumento de capital en empresas en las cuales el Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios y/o las Instituciones del Sector Bancario y personas jurídicas vinculadas en proceso de liquidación administrativa tengan participación accionaria.
c) Inversiones y desinversiones en valores.
d) Emisión, asunción y pago de obligaciones dentro del marco de las disposiciones legales.
e) Liquidación de instituciones del sector bancario y sus personas jurídicas vinculadas.
f) Administración y enajenación de activos.
g) Cualesquiera otros desembolsos o transacciones relacionadas con el objeto del Instituto.
Artículo 7
Queda delegada la decisión de iniciar los procesos de contratación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras a los que se refiere el Artículo 73 de la Ley de Contrataciones Publicas (Consulta de Precios), así como el otorgamiento de la adjudicación, la declaratoria de desierto, suspensión, terminación y el inicio del nuevo proceso en aquellos casos que sean consecuencia de la declaratoria de desierto suspensión o terminación de un proceso de contratación, así como la suscripción de las contrataciones antes mencionadas, en los/las funcionarios(as) que se indican a continuación:
A.- ADQUISICIÓN DE BIENES O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
1. Gerente General de Administración y Finanzas Hasta 2.500 U.T.
2. Vicepresidente o Vicepresidenta Hasta 5.000 U.T.
B.- CONSTRUCCIÓN DE OBRAS
1. Gerente General de Administración y Finanzas Hasta 10.000 U.T. 2. Vicepresidente o Vicepresidenta Hasta 20.000 U.T.
Parágrafo Primero:
Queda delegada en el/la Vicepresidente o Vicepresidenta y en el/la Gerente General de Administración y Finanzas, la firma en señal de aprobación del Informe de Recomendación preparado por la Unidad Contratante (Gerencia de Servicios Administrativos), correspondiente a los procesos bajo la modalidad de Consulta de Precios en aquellos casos que la cuantía de la contratación supere las 2.500 Unidades Tributarias para la adquisición de bienes o contratación de servicios y las 10.000 Unidades Tributarias para la ejecución de obras, según el caso una vez obtenida la previa aprobación de la Comisión de Contrataciones.
Parágrafo Segundo:
Queda delegado en el/la Vicepresidente o Vicepresidenta y en el/la Gerente General de Administración y Finanzas, según los niveles establecidos, la firma de toda la documentación asociada a las contrataciones antes mencionadas, a saber, entre otros, los contratos.
Artículo 8 Queda delegado en el/la Vicepresidente o Vicepresidenta la firma de los Actos Motivados que justifiquen la ampliación de los lapsos establecidos para las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley que regula la materia de Contrataciones Públicas en los casos de adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras que por su importancia, complejidad o características justifique la ampliación de tales plazos, indicando explícitamente en la motivación los nuevos lapsos.
Artículo 9
El/la Presidente o Presidenta podrá delegar las atribuciones que le confiere la Ley que regula la materia de Contrataciones Públicas, en funcionarios(as) de la Institución. En todo caso el/la Presidente o Presidenta podrá firmar cualquiera de estos actos, sin que implique revocatoria de la delegación, salvo decisión expresa en contrario.
Artículo 10
Queda delegado en el/la Vicepresidente o Vicepresidenta y en el/la Gerente General de Administración y Finanzas la decisión de contratar en los casos excluidos de las modalidades de selección de contratistas, establecidas en la Ley que regula la materia de Contrataciones Públicas, la firma de los contratos excluidos de dichas modalidades de selección, así como de toda la documentación asociada a estas contrataciones, conforme a los siguientes niveles:
1. El/la Gerente General de Administración y Finanzas Hasta 2.500 U.T. 2. Vicepresidente o Vicepresidenta Hasta 5.000 U.T. Artículo 11:
Las autorizaciones de las Órdenes de Pago para el desembolso de recursos financieros tendrán los siguientes niveles:
A.- ADQUISICIÓN DE BIENES O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
1. El/la Gerente General de Administración y Finanzas Hasta 2.500 U.T. 2. Vicepresidente o Vicepresidenta Hasta 5.000 U.T. 3. Presidente o Presidenta Superior a 5.000 U.T. B.- CONSTRUCCIÓN DE OBRAS
1. El/la Gerente General de Administración y Finanzas Hasta 10.000 U.T. 2. Vicepresidente o Vicepresidenta Hasta 20.000 U.T. 3. Presidente o Presidenta Superior a 20.000 U.T. Parágrafo Único: Se establece en «Cuadro de Autorización y Tramitación de Transacciones» anexo, el Sistema a seguir en cuanto a la autorización genérica de las distintas operaciones que se ejecutan en el Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios, para las autorizaciones de desembolsos y movilización de recursos.
Artículo 12
Corresponde al Comité de inversiones, evaluar y decidir la modalidad, plazo e Institución del Sector Bancario, en la cual se efectuarán las inversiones y desinversiones de los recursos disponibles, con sujeción a lo establecido en el Artículo 113, Numeral 12 del Decreto Nº 8.079 con Rango, Valor y Fuerza de la Ley de Reforma Parcial de la Ley de Instituciones del Sector Bancario y los Lineamientos establecidos en las Políticas para el Manejo de la Cartera de Inversiones en Moneda Nacional y Extranjera.
Artículo 13
Cuando se realicen operaciones de compra y venta de instrumentos, de manera rápida y puntual (Trading), se tendrán presente los siguientes niveles de autorización:
1. El/la Gerente General de Administración y Finanzas Hasta US$20 millones por operación 2. Vicepresidente o Vicepresidenta y el/la Gerente General de Administración y Finanzas Para operaciones mayores a US$20 millones 3. Presidente o Presidenta y el/la Gerente General de Administración y Finanzas Para operaciones mayores a US$40 millones cada una. Artículo 14:
Queda delegada la autorización de los traspasos de créditos presupuestarios y la reprogramación física financiera en:
1. Vicepresidente(a) Entre partidas cedentes o receptoras de un mismo o distinto Proyecto o Acciones Centralizadas mayores del 5% hasta el 10% de las asignaciones originales de cada categoría presupuestaria. 2. El/la Gerente General de Administración y Finanzas Entre partidas cedentes o receptoras de un mismo o distinto Proyecto o Acciones Centralizadas hasta 5% de las asignaciones originales de cada categoría presupuestaria.
Entre Sub- partidas específicas de la misma partida del mismo Proyecto o Acción Centralizada, a nivel de la misma o distinta Acción Especifica. Artículo 15: Queda delegada en el/la Vicepresidente o Vicepresidenta la autorización para emitir Certificaciones de las Actas, de los Puntos de Cuentas al Presidente y de las Decisiones Adoptadas.
Asimismo, emitirá Certificaciones de las Actas y los Puntos de Cuentas correspondiente a las sesiones de la extinta Junta Directiva
Sección Tercera
Régimen de Movilización de Recursos
Artículo 16
Para la movilización de recursos financieros se requiere como requisito previo, el cumplimiento de las aprobaciones y autorizaciones previstas en los artículos Nº 7, 11, 13 y 14.
Artículo 17
Para la movilización de recursos vía transferencia electrónica directa en la Institución, se establecen los siguientes niveles de autorización:
1. El Supervisor inmediato del Departamento de Administración de Efectivo: para ejecutar aquellas transferencias hasta 2.500 Unidades Tributarias.
2. El/la Gerente de Tesorería: para ejecutar aquellas transferencias hasta 5.000 Unidades Tributarias.
3. El/la Gerente General de Administración y Finanzas: para ejecutar aquellas transferencias superiores a 5.001 Unidades Tributarias.
Artículo 18
A los fines previstos en este Reglamento, se establecen las siguientes categorías de firmas, sin perjuicio de que se establezcan otras adicionales mediante acto administrativo posterior.
Categoría Clase «A»:
Se acreditan dentro de éstas las correspondientes a: Presidente o Presidenta, Vicepresidente o Vicepresidenta, Gerente General de Operaciones, Gerente General de Activos y Liquidación, Gerente General de Administración y Finanzas.
Categoría Clase «B»:
Se acreditan dentro de ésta las correspondientes a: Gerente de Estudios, adscrito a la Gerencia General de Operaciones, Gerente de Coordinación de Liquidación, adscrito a la Gerencia General de Activos y Liquidación y Gerente de Tesorería, adscrito a la Gerencia General de Administración y Finanzas.
Artículo 19
Para cada categoría de firmas, se determinan las responsabilidades siguientes: Categoría Clase «A»:
Asumirá la responsabilidad administrativa y legal de autorizar la realización de la operación, así como la delegación de actos administrativos (cuando corresponda) y operativos, con base al análisis previo efectuado por un(a) funcionario(a) con firma acreditada dentro de la Categoría «B».
Categoría Clase «B»
Asumirá la responsabilidad de la conducción de operaciones del personal adscrito a su Unidad Administrativa, con base al análisis y constatación de los datos y demás instrumentos reseñados en los instrumentos contentivos de autorizaciones, compromisos y otras operaciones que serán autorizados por funcionarios con firma de la Categoría Clase «A».
Artículo 20
Los/las funcionarios(as) subordinados(as) que intervengan en la elaboración y verificación de los comprobantes y demás instrumentos, tales como actas, oficios, memos, órdenes de compra/pago que amparen las operaciones administrativas deberán conformar las mismas con su firma o media firma.
Artículo 21
Los/las funcionarios(as) sin firma autorizada que estén a cargo de una Unidad Administrativa, previa autorización escrita conferida por el/la Presidente o Presidenta, conformarán la documentación que se genere en su respectiva área, de acuerdo con lo establecido en la Sección Cuarta de este Reglamento referido al Régimen de Correspondencia Interna y serán responsables de esas mismas operaciones.
Artículo 22
Para la firma de cheques y en general para la movilización de recursos financieros se requerirán dos (2) firmas autorizadas, según se indica a continuación:
1. Montos superiores a 10.000 U.T.
Dos firmas Clase «A»
2. Montos iguales o inferiores a
10.000 U.T.
Al menos una de las firmas deberá ser Clase «A» Dos (02) firmas autorizadas de una misma Gerencia General, no podrán autorizar la realización de pagos y/o desembolsos.
Parágrafo Único:
Toda Orden de Pago deberá presentar en original, las firmas autógrafas completas de los/las funcionarios(as) autorizados(as) para su emisión y autorización.
Artículo 23
La Gerencia General de Administración y Finanzas mantendrá actualizado un registro de firmas autorizadas en el Instituto que contemple todas las firmas y medias firmas del nivel gerencial y supervisor autorizado para: movilizar las cuentas bancarias administrar los recursos presupuestarios y financieros, suscribir correspondencia tanto interna como externa, autorizar órdenes de pago y demás procesos que se desarrollan en el Fondo correspondiéndole suministrar la información de dicho registro a las Unidades Administrativas, a aquellos organismos y entes públicos o empresas privadas que así lo requieran así cono a los usuarios autorizados para la transmisión de data, en los casos que aplique.
A tales efectos, podrá utilizar cualquier método fotomecánico o electrónico de registro o reproducción siempre y cuando ello garantice suficientemente sus resultados y asegure la confidencialidad de la información.
Artículo 24
Los/las Gerentes Generales, Gerentes de Área, Coordinadores de Área, Jefes de Departamentos o autoridades administrativas de cada sección o cuadro organizativo específico, son los/las responsables de los respectivos procesos de su área y deben ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas, planes, políticas y de los instrumentos de control interno adoptados por el Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad de sus operaciones, promover la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas, sobre las operaciones y actividades realizadas por las Unidades Administrativas y el personal adscrito a las mismas, bajo su directa supervisión.
Parágrafo Primero:
El sistema de control interno deberá estar diseñado para verificar el cumplimiento de las autorizaciones respectivas, incorporado a los procesos administrativos de cada Unidad Administrativa.
Parágrafo Segundo: Cada Unidad Administrativa es responsable de realizar el control interno asociado a sus procesos de trabajo, incluyendo el control previo minucioso, antes de solicitar el registro de los gastos, en sus diferentes momentos (compromiso, causado y pagado). Deberá verificar tanto la correcta imputación presupuestaria y/o contable, como la apropiada conformación del expediente en término de los recaudos exigidos para tal fin, todo de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
Para tal efecto, cada Unidad Administrativa designará al(os) funcionario(s)/a(s) responsable(s), con el perfil mínimo necesario a los fines de analizar y verificar la coherencia y consistencia de la información a procesar y así otorgar el respectivo control interno. En tal sentido, se informará a las Unidades Administrativas de la designación del referido funcionario(s)/a(s) y se efectuará el registro de su firma.
Artículo 25
El/la Presidente o Presidenta o el/la Vicepresidente o Vicepresidenta por delegación de aquél, podrán autorizar la impresión, reproducción o estampado de firmas acreditadas dentro dé cualesquiera de las categorías mencionadas en el Artículo 17 de este Reglamento, a través de procedimientos electrónicos o de otra naturaleza, cuando el volumen de operaciones por ejecutar así lo exija, y siempre que dichos medios garanticen los resultados deseados y se de cumplimiento a las disposiciones legales que rigen la materia.
Artículo 26
Para la obtención de las firmas autorizadas se observará el procedimiento previsto en el Manual de Normas y Procedimientos «Orden de Pago y Registro para Efecto Contable», conforme a lo establecido en este Reglamento de Firmas.
Sección Cuarta
Régimen de Correspondencia Interna
Artículo 27
Las comunicaciones internas se regirán por las siguientes reglas: 1) Tanto el/la Presidente o Presidenta, como el/la Vicepresidente o Vicepresidenta podrán dirigirse a todos(as) los/las funcionarios(as) del Instituto, a través de los medios que resulten más idóneos (en formato físico o electrónico).
2) La comunicación entre la Consultoría Jurídica, las distintas Gerencias Generales y Unidades de rango equivalente, se efectuará a través de las máximas autoridades de dichas Unidades o por intermedio de los/las Asistentes Ejecutivos o Adjuntos. La delegación en Gerentes de Área, debe estar autorizada por el/la Presidente o Presidenta y circularizada a todas las Unidades.
3) El/la Consultor Jurídico, el/la Auditor Interno y los/las Gerentes de los Órganos de Administración del nivel asesor o staff, podrán dirigir comunicaciones a Unidades de su mismo rango, a los/las Gerentes Generales, a las Unidades de rango equivalente y a los/las Asistentes Ejecutivos.
4) Los/las Gerentes podrán dirigir comunicaciones a los/las demás Gerentes de otras dependencias, con copias al Superior Jerárquico de la Unidad de Adscripción a la que pertenezcan el emisor y el receptor.
5) Los/las Jefes de Departamentos y/o Coordinadores de Área podrán dirigirse a los/las funcionarios/as que tengan bajo su responsabilidad y a otros/otras Jefes de Departamentos y/o Coordinadores de Área, dentro de la misma Gerencia.
Asimismo podrán dirigirse a otros/otras Jefes de Departamentos y/o Coordinadores de Área con copia al supervisor de la Unidad de Adscripción a la que pertenezcan, y con copia a la Gerencia receptora, supervisora de la Unidad de destino.
6) El/la Secretario o Secretaria de la Comisión de Contrataciones podrá dirigirse directamente en materia de contrataciones a todas las Unidades, las Unidades Usuarias y/o Contratantes y éstas a su vez a la Comisión. En este caso, deberá enviar copia de la comunicación a la Unidad de Adscripción que corresponda a los efectos de informarla.
Artículo 28: Los/las Gerentes y Coordinadores de Área o funcionarios(as) que tengan ese rango podrán enviar a los/las jefes de Departamento, a título informativo, copia de las comunicaciones dirigidas a otros/otras Gerentes dentro de la misma Gerencia General o de otras Gerencias Generales, con copias tanto a su supervisor jerárquico como al de la Gerencia General receptora, cuando la celeridad del asunto así lo requiera.
Artículo 29
El/la Auditor Interno y los/las Gerentes adscritos a la Unidad de Auditoría Interna podrá(n) suscribir comunicaciones dirigidas a los/las funcionarios(as) del Instituto, en la ocasión de requerir información y/o documentación en el cumplimiento del ejercicio del control posterior de las operaciones, de la potestad investigativa y del procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades que la Ley otorga a los órganos de control fiscal.
Artículo 30
Toda comunicación interna en formato físico, deberá presentar el número de digitalización, la firma autógrafa del(a) funcionario(a) autorizado(a) para su suscripción en el ejemplar original y las copias respectivas deberán presentar la media firma, y el sello húmedo «Original firmado por», para lo cual deberá tener presente el Registro de Firmas y medias firmas autorizadas, al cual se refiere el Artículo 23 de este instrumento normativo.
Artículo 31
La correspondencia electrónica interna tendrá el mismo valor formal en los trámites administrativos que aquella elaborada por escrito y en soporte de papel al momento de ser transmitida deberá dirigirse con copia a los Supervisores Inmediato y/o Jerárquico. Asimismo, tendrá la validez jurídica y eficacia de documento original: siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación así como la recepción del interesado, de ser el caso.
Sección Quinta
Régimen de Correspondencia Externa
Artículo 32
El/la Presidente o Presidenta y los/las funcionarios(as) en quien éste(a) delegue la firma de la correspondencia externa, podrán dirigir toda clase de comunicación institucional a cualquier persona, Organismo o Ente de carácter Público o Privado sin más límites que los establecidos en las Leyes. El/la Presidente o Presidenta será el/la único(a) funcionario(a) autorizado(a) para dirigirse a las máximas autoridades del Poder Ejecutivo, Legislativo, Judicial, Ciudadano, Electoral, así como a los titulares de los Entes de la Administración Pública Descentralizada, pudiendo delegar su firma en el/la Vicepresidente o Vicepresidenta, sin perjuicio de las atribuciones conferidas al(a) Vicepresidente o Vicepresidenta para suplir las faltas absolutas o temporales del/a Presidente o Presidenta del Fondo según la normativa vigente en materia de Instituciones del Sector Bancario.
Artículo 33
La correspondencia externa, distinta a la señalada en el artículo precedente, que se origine en las Gerencias o Unidades Administrativas, podrá ser firmada por los/las funcionarios(as) que aquí se determinan y con las limitaciones que se indican a continuación:
1) Vicepresidente o Vicepresidenta: Suscribirá aquellos documentos u actos dirigidos a cualquier persona natural y jurídica, organismo o ente de carácter público o privado, tales como oficios y demás comunicaciones dirigidas a los Organismos o Entes relacionados con la parte operativa de la Institución, Normativas, Certificación de Documentos, Autorizaciones para actuar en Bancos en Procesos de Liquidación y sus personas jurídicas vinculadas, con la excepción de las máximas autoridades del Poder Ejecutivo, Legislativo, Judicial, Ciudadano y Electoral, salvo delegación realizada con el/la Presidente o Presidenta, sin perjuicio de las atribuciones conferidas al(a) Vicepresidente o Vicepresidenta para suplir las faltas absolutas o temporales del Presidente del Fondo según la normativa vigente en materia de Instituciones del Sector Bancario.
2) Consultor Jurídico: Suscribirá todos los oficios y comunicaciones dirigidas a los Organismos o Entes de la Administración Pública Nacional, Estatal, Municipal en lo que constituya materia de su especialidad, tales como actos de mero trámite, actos de apertura de procedimientos administrativos, certificación de copias de documentos.
3) Representantes Judiciales: Suscribirán toda la documentación relacionada con la representación o el poder conferido por el/la Presidente o Presidenta, con las limitaciones establecidas en los respectivos documentos, así como todas las actuaciones inherentes al ejercicio de las atribuciones establecidas en la normativa legal vigente en materia de Instituciones del Sector Bancario.
4) Auditor interno: Suscribirá todos los oficios y comunicaciones dirigidas a funcionarios/as adscritos a la Contraloría General de República, así como para aquellos(as) funcionarios(as) adscritos(as) a otros órganos de Control de entes públicos y privados de rango similar. Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI) y a los órganos de control de las personas jurídicas de Derecho Público o Privado.
Igualmente para suscribir requerimientos de información y cualquier otra documentación en el cumplimiento de las funciones de la Unidad de Auditoría Interna.
5) Gerentes de los Órganos de Administración, staff operativos y los/las funcionarios/as de rango similar. Suscribirán dentro de las limitaciones inherentes a su cargo y a sus áreas respectivas, previstas en la normativa legal e interna vigentes, únicamente aquellos documentos que de acuerdo con los lineamientos dictados se dirijan a particulares o funcionarios(as) públicos(as) que ostenten rango similar.
6) El/la Secretario o Secretaria de la Comisión de Contrataciones se podrá dirigir directamente a las personas naturales y jurídicas y a los entes u órganos de la Administración Pública en materia de contrataciones, pudiendo incluso notificar los resultados de los procedimientos efectuados. 7) Los/las Gerentes en el ámbito de sus competencias podrán remitir directamente a los Órganos de Control (Superintendencia de las Instituciones del Sector Bancario (SUDEBAN), Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI), Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), Ministerios, entre otros), todos aquellos documentos de carácter informativo requeridos por mandato de rango legal o sublegal, previamente revisados y refrendados por los supervisores de las unidades de adscripción con copia al superior jerárquico de la unidad remitente, con excepción de la documentación que esté expresamente reservada a la máxima autoridad.
Artículo 34
Toda correspondencia (interna y externa) suscrita por un/a funcionario/a en ejercicio de la delegación de firmas conferida por el/la Presidente o Presidenta deberá indicar debajo de la firma la siguiente leyenda: «Por delegación del Presidente o Presidenta del Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios o de ser el caso, según lo dispuesto en el Reglamento de Firmas» señalando en ambos supuestos el número y fecha de la Providencia en la cual se le delegó la firma o que contiene ese Reglamento, así como el número y la fecha de la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela donde fue publicada la Providencia respectiva.
Parágrafo Único:
Las actas de las actuaciones que sean necesarias para el cumplimiento del objeto del Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios, por parte del personal designado en las Instituciones del Sector Bancario en proceso de liquidación y de sus personas jurídicas vinculadas, deberán ser suscritas por los/las respectivos/as Coordinadores/as de los Procesos de Liquidación, o el/la Gerente de Coordinación de Liquidación, cuando el proceso sea conducido bajo la modalidad de Liquidación Directa. Asimismo se procederá con los Informes Técnicos debidamente sustentados, que deben ser presentados ante el/la Presidente o Presidenta.
Artículo 35
Toda comunicación mediante la cual se establezcan criterios interpretativos sobre normas de cualquier naturaleza, se crean o modifiquen procedimientos o se expresen opiniones de orden institucional, deberá ser previamente conformada por el/la Consultor/a Jurídico/a o cualquiera de sus Consultores/as Jurídicos/as Adjuntos/as, previo a su envío.
Artículo 36
La firma de los documentos, actas y/o contratos, se efectuará según lo establecido en el Manual de Normas y Procedimiento «Solicitud y Elaboración de Documentos a ser suscritos por FOGADE» (ahora denominado Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios) y este Reglamento.
Artículo 37
Se delega en el/la Consultor/a Jurídico/a, Consultores/as Adjuntos/as y en el(los) Representante(s) Judicial(es), la facultad de firmar las participaciones de inicio y finalización de los procesos de liquidación de las Instituciones del Sector Bancario y personas jurídicas vinculadas respectivas, a ser inscritas ante las Oficinas de Registro Mercantil competentes.
Sección Sexta
Certificación de Documentos
Artículo 38
Queda delegado el/la Vicepresidente o Vicepresidenta Consultor(a) Jurídico(a), Consultores(as) Adjuntos(as) y en el Representante Judicial, la facultad para certificar las copias de los documentos que reposen en los archivos de la Institución, que requieran las autoridades competentes y particulares, así como las firmas de las Planillas 14-100 emanadas del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. En estos supuestos, deberá notificarse a la Unidad Administrativa generadora del documento sobre la firma de la copia certificada del mismo, cuando no haya sido ésta la que hubiese iniciado el trámite, y al delegado le corresponderá llevar registro de las copias certificadas expedidas.
Artículo 39
Se expedirán copias certificadas de documentos que hubiesen sido calificados de reservados o confidenciales por parte del Presidente o Presidenta, previa autorización expresa de éste, quien a tales efectos tomará en consideración la naturaleza del respectivo documento, el carácter del solicitante y los fines que éste persiga.
Artículo 40
Los/las funcionario(as) con facultades para expedir copias certificadas de acuerdo con las previsiones contenidas en los artículos anteriores de este Reglamento llevaran un registro de las solicitudes de certificaciones procesadas y firmadas, en el cual deberán indicar la identificación del(a) solicitante, el asunto para el cual es requerido, el contenido del material objeto de la certificación, la cantidad de folios, el nombre del/a funcionario/a que certifica, el nombre del/a funcionario/a que procesa y entrega la documentación, la persona quien recibe y la fecha de emisión.
Sección Séptima
Movilización de Bienes
Artículo 41
A los efectos de este instrumento normativo, se define como movilización de bienes la recepción ubicación, reubicación, traslado y/o salida de bienes de cualquier naturaleza de la sede del Fondo de Protección Social de los Depósitos Bancarios.
Artículo 42
Toda movilización de bienes, se regirá por las siguientes disposiciones sin perjuicio de lo establecido en el respectivo Manual de Normas y Procedimientos:
a) Mobiliario y Equipos: Cualquier incorporación, traslado externo o desincorporación de mobiliario debe ser notificada a la Gerencia de Infraestructura y autorizada por el/la Gerente General de Administración y Finanzas o en ausencia de éste por su Asistente Ejecutivo, conjuntamente con el/la Gerente de Investigación y Seguridad o quien haga sus veces. Cuando se trate de Equipos de Computación, además de las autorizaciones anteriores, deberá constar la firma del(a) Gerente de Informática.
b) Vehículos: Cualquier asignación, solicitud de traslado y salida de vehículos requerirá la autorización del/a Gerente de Investigación y Seguridad, a excepción de aquellas asignaciones permanentes autorizadas por el Presidente o Presidenta.
c) Documentos Valores ubicados en la bóveda de la Sección de Archivo adscrita al Departamento de Servicios Generales-Gerencia de Servicios Administrativo: debe ser autorizada por el/la Gerente General de Administración y Finanzas o en ausencia de éste por su Asistente Ejecutivo o por el/la Gerente de Tesorería o el/la Gerente de Servicios Administrativos, conjuntamente con el/la Gerente de Investigación y Seguridad o quien haga sus veces, conformada por el/la Jefe del Departamento de Servicios Generales o quien haga sus veces.
d) Documentos ubicados en los archivos de las diferentes Unidades Administrativas: deben ser autorizados por el/la superior jerárquico de las respectivas Unidades. En lo referente a la recepción, despacho y préstamo de expedientes que reposan en el Archivo Central, esto se efectuará conforme con lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos «Archivo Central».
e) Cuadernos de Comprobantes, Libros de Actas u otros Documentos relacionados con las extintas Asamblea General o Junta Directiva, así como los relacionados con Cuentas al Presidente o Presidenta del Instituto ubicados en la Sección de Archivo, adscrita al Departamento de Servicios Generales-Gerencia de Servicios Administrativos: deben ser autorizados por el superior jerárquico de la Unidad Solicitante, el/la Gerente General de Administración y Finanzas o en ausencia de éste, por su Asistente Ejecutivo y el/la Gerente de Secretaria de la Presidencia.
f) Obras de Arte: Su movilización debe ser autorizada por el/la Gerente General de Activos y Liquidación o en ausencia de éste, por su Asistente Ejecutivo y el/la Gerente de Investigación y Seguridad, con previa autorización del(a) Presidente o Presidenta.
Artículo 43
Los cambios de ubicación interna de los bienes muebles (mobiliarios, máquinas y equipos) previa solicitud efectuada por la Unidad Administrativa requeriente de los mismos, deben ser autorizados y efectuados por la Gerencia General de Administración y Finanzas-Gerencia de Infraestructura. Unidad ésta que mantendrá los registros y control del inventario.
Artículo 44
Toda recepción y salida de valores, debe realizarse mediante acta suscrita por los/las representantes de las distintas Unidades Administrativas que tengan bajo su responsabilidad la ejecución de la respectiva operación y los/las integrantes de la Junta Coordinadora del Proceso de Liquidación respectiva, si fuere el caso, todo de conformidad con lo dispuesto en los Manuales de Normas y Procedimientos internos y demás instrumentos normativos que regulan la materia.
Sección Octava
Disposiciones Finales
Artículo 45
Los/las funcionarios(as) sin firmas autorizadas, no podrán suscribir en ningún caso, la correspondencia interna, ni externa del Instituto.
Artículo 46
Cualquier situación no regulada en el presente Reglamento será resuelto por el Presidente o Presidenta.
Artículo 47
Queda derogado el Reglamento de Firmas publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.812 de 01/12/2011.
Artículo 48
El presente Reglamento entrará en vigencia a partir del momento de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Publíquese,
David Alastre
Presidente
Designado mediante Decreto Presidencial Nº 7.229, de 09/02/2010
Publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.364 de 09/02/2010.
